Коллеги, шеф и я – дружная семья: тимбилдинг как инструмент корпоративной культуры

На портале Клерк.ру опубликована статья ведущего менеджера по работе с персоналом КСК ГРУПП Яны Борисовой «Коллеги, шеф и я – дружная семья: тимбилдинг как инструмент корпоративной культуры»

Перед современным бизнесом как никогда остро стоит задача создания сплоченной команды единомышленников-профессионалов, работающих в направлении, заданном руководством компании. Добиться этой цели позволяет грамотно выстроенная и внедренная корпоративная культура, одним из эффективных инструментов которой является тимбилдинг, о нем мы и поговорим.

Тимбилдинг – командообразующее мероприятие, которое, как правило, организуется компаниями в неформальной обстановке с ролевыми играми, конкурсами и совместным обедом. Мы рассмотрим особый формат проведения тимбилдинга, где, помимо общения и командообразования, проводятся конференция и методологический обмен опытом.

Такие мероприятия, по нашей практике, оцениваются самими сотрудниками как более полезные и интересные, чем, например, корпоративы. В условиях тимбилдинга сотрудники раскрывают свой потенциал, в неофициальной обстановке они более свободно и открыто обсуждают рабочие вопросы, новые яркие кейсы и текущие проекты.

И для работодателя, и для сотрудников важно, чтобы рабочий процесс не останавливался, поэтому, как правило, тимбилдинг проводится в выходной день.

Мероприятие тщательно планируется и проводится затем строго по таймингу.

Чаще всего командообразующие мероприятия проводятся «на выезде», либо за городом, либо в специально подобранном для этой цели помещении вне офиса. Уже в автобусе, следующем до места проведения мероприятия, коллеги приступают к обсуждению заранее подготовленных вопросов. По приезде на место сотрудники обедают и участвуют в конференции.

Открывает обсуждение вступительное слово руководства. Затем сотрудники обсуждают текущие взаимодействия, совместно ищут новые решения.

После конференции – перерыв на кофе-брейк и подвижные игры. Во время «активити» необходимо, чтобы были задействованы все сотрудники компании, независимо от должности и рода деятельности. По нашему опыту, после совместных конкурсов и игр эмоциональные барьеры, возникающие из-за субординации и разобщенности современного офиса, стираются.

После активных игр мы рекомендуем проводить основную официальную часть тимбилдинга – так называемый методологический обмен, на котором выступают с презентацией спикеры из разных департаментов. Здесь коллеги делятся опытом не только с сотрудниками своих департаментов и коллегами из смежных подразделений, но и с работниками конкурирующих отделов, что практически невозможно организовать в рабочей обстановке. Проведение методологического обмена согласовано с модератором, которого организатор выбирает заранее. После ужина все участники тимбилдинга садятся в круг и дают обратную связь по проведенному мероприятию, что не только позволяет подвести итог мероприятия, но и внести коррективы в логистическую карту и добиться идеально отработанной правильной схемы проведения для следующих тимбилдингов. На обратном пути от места проведения сотрудников в автобусах рассаживают так, чтобы они оказались в паре с коллегой из другого департамента.

Для правильно организованного тимбилдинга вам могут понадобиться: плазма, ноутбук, колонки, микрофоны, Wi-Fi, инвентарь для игр, зарядки для телефонов, розетки и переходники, аптечки и вода.

Заранее на сиденья в автобусе раскладываются вопросы для обсуждения, например: «Вы консультанты, и вам поручили решить такую-то проблему, которая встает между А и Б, или вопросы от А к Б и от Б к А».

Организатор при подготовке программы учитывает ее особенности и заранее подготавливает место к проведению мероприятия: знакомит участников с площадкой, рассказывает о зонах и на видном или активно посещаемом месте (зона для курения или фуршетная зона) размещает тайминг мероприятия на большом заламинированном листе.

Также у организатора должен быть список с мобильными номерами сотрудников. Организатор должен быть готов к изменениям в тайминге по независящим от него причинам (погодные условия, причины, связанные с транспортом, планерка, занявшая больше или меньше времени, чем ожидалось, и др.). Готовность выражается в моментальной корректировке программы и наличии подготовленных запасных игр и активностей, отвечающих целям тимбилдинга. Предварительно любые новые активные игры нужно «проиграть» до мероприятия, определив судей и ответственных за проведение «активити», а также купить призы. Приведем основные универсальные принципы подготовки и проведения тимбилдинга:

Тщательная предварительная подготовка мероприятия – главная задача организатора.

Как правило, организацией тимбилдинга занимается либо HR-служба, либо администрация, либо PR-отдел компании. Оптимально планировать мероприятие за месяц, чтобы участники могли согласовать свой выходной день с семьей.

За каждый участок отвечает ответственное лицо, которое заранее выбрано организатором. Также у ведущего, модератора, судьи, организатора должен быть дублер, который заранее ознакомлен с логистической картой и сценарием. Чтобы четко соответствовать плану, у организатора всегда должны быть подготовленные дополнительные конкурсы, игры, вопросы и темы.

Хочется отметить, что успех тимбилдинга не стоит напрямую увязывать с размером выделенного на него бюджета. Качество мероприятия, прежде всего, зависит от того, как оно было подготовлено. Например, насколько правильно выбрано место проведения, инвентарь для активных игр, качество еды, комфорт в пути… Все должно быть продумано до мелочей. Чтобы сократить лишние расходы, финансовой службе следует соблюдать оптимальное соотношение между принципом рационального использования средств компании и обеспечением участников тимбилдинга всем необходимым.

• Принцип логистической продуманности соблюдается, если количество приглашенных немного превышает плановое, тогда, если кто-то не появится, его место займет другой сотрудник и пустых мест в автобусе и зале не будет. Каждая минута тимбилдинга, включая время в пути, должна пройти с пользой. Для этого на сиденьях автобуса можно разложить уже распечатанные готовые вопросы. Организатором назначается старший по автобусу, который следит за дорогой, озвучивает объявления в микрофон и контролирует, чтобы участники общались по рабочим вопросам.
• При составлении организаторами логистической карты учитывается соответствие инструментов (игр) целям. В зависимости от актуальности целей, логистическая карта правится и является «живым» и актуальным руководством для организаторов. Любая часть тимбилдинга направлена на практическое решение задач, которые стоят перед компанией на текущий момент. Например, если цель – познакомить сотрудников друг с другом, снять барьеры, то особое внимание уделяется совместным играм. Если цель – повышение эффективности бизнеса, то основа тимбилдинга – методологический обмен, обсуждение главных рабочих тем.
• Чередование интеллектуальных и физических игр, кофе-брейков, перерывов на еду и свободный отдых – гарантия того, что обратная связь от участников тимбилдинга будет положительной.
• Как и любое другое корпоративное мероприятие, тимбилдинг нуждается в информационном сопровождении мероприятия. Мы рекомендуем назначить ответственных за подготовку анонсов мероприятия, написание протоколов, которые сотрудники могут прочесть на обратном пути в автобусе. С протоколами также смогут ознакомиться те, кто не смог посетить тимбилдинг по каким-либо причинам. После мероприятия нужно выпустить пресс-релиз для рассылки сотрудникам компании и подготовить фотоленту для участников события.
• Дополнительными целями всех тимбилдингов являются организация отдыха, а также HR-брендинг компании: формирование позитивного восприятия компании как работодателя у существующих и потенциальных сотрудников. Мы всегда на тимбилдинг берем новых сотрудников, которые при сборе обратной связи отмечают полезность мероприятия, масштаб компании и профессионализм коллег. Для сотрудников тимбилдинг является хорошей нематериальной мотивацией к работе.

Следует помнить, что тимбилдинг – не только важнейший инструмент в формировании корпоративной культуры, но и мощный рычаг повышения эффективности бизнеса.