+7 (800) 551-06-96 +7 (495) 180-45-00
+7 (800) 551-06-96 +7 (495) 180-45-00

+42,5 млн руб. прибыли в первый год в гипермаркете при одновременной обработке 1800 заявок

Клиент

Гипермаркет товаров для дома и дачи

27 магазинов в России

5500 сотрудников

Годовой оборот: 30.9 млрд руб.

Проект

Автоматизация системы закупки с помощью системы «Первая Форма»

Продолжительность: 2 месяца

Участники со стороны клиента: топ-менеджмент, отдел эксплуатации, финансовый отдел

Стоимость проекта: 12 млн руб.

Результат

Создана единая система контроля нетоварных закупок

Одновременно в системе обрабатывается 1800 заявок

Введена автоматическая система проверки контрагентов

Ассоциированная с проектом дополнительная прибыль – 42.5 млн руб. в первый год

Кратко

У крупной торговой сети были проблемы с согласованием нетоварных закупок с центральным офисом: слишком много переписки, информационных потоков и документов; слишком большие потери, хаос и слабый контроль.

Эксперты КСК ГРУПП решили проблему с помощью сквозной автоматизации внутренних процессов. Для всей компании разработана единая логика согласования закупок, в которую встроен контур проверки надежности контрагента и система сбора первичных документов.

Ситуация

Компания – федеральная сеть гипермаркетов товаров для дома и дачи. Гипермаркеты располагаются в 13 городах России: в торговых центрах и отдельных зданиях. Для эксплуатации каждого гипермаркета в компании работает специальный департамент: он отвечает за аренду, коммунальные платежи, закупку расходных материалов и торгового оборудования, систем связи и охраны. Этот же отдел курировал закупку услуг: консультантов, обработки персональных данных, брокеров, организацию мероприятий и др. Это называют нетоварными закупками: все, что сеть гипермаркетов закупает для работы, но не перепродает. Несмотря на то, что часть гипермаркетов расположена в регионах, все нетоварные закупки проходят через центральный офис. У региональных менеджеров нет автономии: каждую заявку на закупку очередной партии канцтоваров они пропускают через Москву.

Региональные гипермаркеты сети были вынуждены согласовывать каждую закупку с московским офисом

Проблема

Вместе с ростом сети контроль закупок становился все более сложным. Заявки на закупку начали теряться или согласовываться слишком долго. Письма терялись, поток информации не был никак структурирован, общение шло в электронной почте. Руководитель отдела эксплуатации не мог мгновенно получить общую картину закупок по всей сети. Из-за несовершенства системы согласований у компании были проблемы со скоростью принятия решений. Отделы могли бесконечно согласовывать друг с другом договоры и счета, а в это время магазины в регионах не могли закупить необходимые для работы товары и услуги. Например, магазину в Краснодаре нужно было срочно сменить подрядчика для охраны торгового зала. Чтобы это сделать, региональный менеджер готовил список предложений от краснодарских охранных предприятий, отправлял его в Москву, там этот список проходил цепочку согласований. Пока шло согласование, полномочия предыдущего подрядчика могли закончиться, зал мог остаться без охраны.

«Крупные федеральные сети должны выбирать между контролем и скоростью. Чтобы центральный офис смог контролировать подразделения, придется пожертвовать оперативностью. А если в приоритете скорость работы, то центр должен дать филиалам больше самостоятельности и отпустить контроль.

В итоге компании выбирают нечто среднее и не добиваются ни того, ни другого: ни должного уровня контроля, ни нужной скорости. В такой ситуации путь один: автоматизация процесса принятия решений».

Решение

Компания объявила тендер на внедрение системы автоматизации бизнес-процессов. Тендер выиграла КСК ГРУПП со следующим стратегическим решением:
  • начать проект с внедрения системы согласования и проверки договоров. Сначала – только договоров IT-департамента, далее – во всей компании;
  • развернуть систему управления нетоварными закупками, начиная с региональных магазинов;
  • по результатам внедрения рассмотреть возможность автоматизации других бизнес-процессов.
Смысл автоматизации в том, чтобы вся информация внутри компании циркулировала не в почте и по телефону, а в единой структурированной системе обмена информацией. Для этого нужна система, которая умеет подстраиваться под сложные бизнес-процессы и может быть внедрена без существенных затрат. В качестве технологической основы КСК ГРУПП использует систему «Первая Форма»: это гибкая система управления и контроля, созданная с учетом задач крупного бизнеса.

Реализация

На первом этапе эксперты «Первой Формы» и КСК ГРУПП развернули у клиента систему согласования договоров. Теперь любой договор на нетоварную закупку проходил стандартные формализованные шаги. Больше не нужно пересылать договор от одного сотрудника к другому: договор сам движется между сотрудниками.

«Первая Форма» – система типа Workflow, поэтому мы смогли сделать порядок согласования именно таким, какой нужен был компании.

Схема согласования, которая была внедрена у клиента

Одним из элементов согласования стала проверка добросовестности поставщиков. Благодаря этой проверке снизились риски при заключении договоров. Система управления не привязана к географии, но имеет жесткую систему прав и ролей. Центральный офис имеет полный контроль над всей системой, региональные менеджеры видят только вверенные им регионы. При этом региональный менеджер может быть в командировке в Москве или в другом регионе и все еще иметь доступ к нужным ему документам.

Менеджеры имеют доступ только к определенным операциям

Те же принципы использовались в системе согласования заявок на закупки. Теперь менеджеры легко согласовывают нужные заявки через Москву, а центральный офис видит полную картину закупок. На момент завершения тендерного проекта новой системой пользовались кадровики, служба эксплуатации, маркетинг, администрация, безопасники, логисты и айтишники. Для каждого подразделения мы разработали отдельные виды заявок, не нарушая общей логики автоматизированной системы. «Первая Форма» автоматизировала и сделала подконтрольным практически весь бэк-офис распределенной торговой сети.

Все заявки вовлеченных в проект отделов и служб подаются через единую систему

Также был автоматизирован контур первички: теперь все первичные документы от всех поставщиков являются частью системы согласования. Для компании это значит, что больше нет потерянных первичных документов, нет проблемы с повторным их запросом и контролем их оформления. «Первая Форма» просто не дает менеджерам двигаться дальше, пока не будет порядок с документами.

Первичные документы больше не теряются, ни один из этапов согласования нельзя «пропустить»

Результат

  • Скорость согласования договоров и заявок сократилась на треть;
  • Собственник связывает этот прирост скорости с ростом выручки в 5%, что выразилось в приросте годовой прибыли на 42,5 млн руб.;
  • Компания рассматривает возможность дальнейшей автоматизации процессов.

Автоматизация предприятия с КСК ГРУПП

КСК ГРУПП помогает ускорить работу предприятия, стандартизировать процессы, устранить управленческие, финансовые и юридические риски. Мы делаем все, чтобы бизнес наших клиентов развивался. Узнайте, чем мы можем вам помочь.

Бесплатная консультация

Наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время

Отправляя заявку, вы даете согласие
на обработку ваших персональных данных

Успешно!

Ваша заявка отправлена!

Наши услуги

Все услуги
Аудит и оценка
Юридические услуги
Финансы и инвестиции
Консалтинг
Автоматизация бизнеса
Цифровизация
Строительный консалтинг
#Аудит РСБУ и СВК
Налоговый аудит
Подробнее
#Бухгалтерский консалтинг
Учетная политика организации
Подробнее
#Бухгалтерский консалтинг
Аутсорс бухгалтерии
Подробнее
#Кадровый консалтинг
Кадровый аудит
Подробнее
#Кадровый консалтинг
Подбор персонала
Подробнее
#Структурирование бизнеса
Юридическая структура
Подробнее
#Структурирование бизнеса
Релокация бизнеса
Подробнее
#Структурирование бизнеса #Защита активов #Корпоративное право
Структурирование активов
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Аналог выездной проверки
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Сопровождение налоговых проверок
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Сопровождение налоговых споров
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Консультация по налогам
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Риски непогашенной задолженности
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Досудебное урегулирование споров
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Трансфертное ценообразование
Подробнее
#Услуги связанные с налогами
Льготы для IT-компаний
Подробнее
#Защита активов #Private консалтинг
Защита личных активов
Подробнее
#Корпоративное право
Сопровождение сделок
Подробнее
#Private консалтинг
Ликвидация КИК
Подробнее
#Инвестиционный консалтинг
Банковские гарантии
Подробнее
#Инвестиционный консалтинг
Факторинг
Подробнее
#Инвестиционный консалтинг
Целевое финансирование бизнеса
Подробнее
#Финансовый консалтинг
Финансовая стратегия
Подробнее
#Финансовый консалтинг
Система бюджетирования
Подробнее
#Финансовый консалтинг
Финансовый юрист
Подробнее
#Страт консалтинг
Разработка KPI
Подробнее
#Страт консалтинг #Обучение / коучинг
Обучение руководителей
Подробнее
#Управление производством
Оптимизация производства+
Подробнее
#Управление производством
Организация производства+
Подробнее
#Управление производством
Реинжиниринг производства+
Подробнее
#Управление производством
Тиражирование производства+
Подробнее
#Управление производством
Управление цепями поставок+
Подробнее
#Digital-продвижение #Маркетинг
Разработка сайтов и приложений
Подробнее
#Digital-продвижение #Маркетинг
Интернет-маркетинг
Подробнее
#Продажи #Обучение / коучинг
Обучение отдела продаж
Подробнее
#Комплексная автоматизация бизнес процессов
1С:Комплексная автоматизация
Подробнее
#Комплексная автоматизация бизнес процессов
1С:ERP Управление предприятием
Подробнее
#Автоматизация бухгалтерского учета
1С:ERP Управление холдингом (ERP+УХ)
Подробнее
#Комплексная автоматизация бизнес процессов
1С:Управление небольшой фирмой (УНФ)
Подробнее
#Комплексная автоматизация бизнес процессов
Dynamics 365 (ERP+CRM)
Подробнее
#Внедрение CRM #Внедрение корпоративного портала
Первая Форма
Подробнее
#Управление холдингом
1С:Управление холдингом
Подробнее
#Управление холдингом
Power BI
Подробнее
#Автоматизация бухгалтерского учета
1С:Бухгалтерия
Подробнее
#Внедрение CRM
1С CRM
Подробнее
#Внедрение CRM
Битрикс24
Подробнее
#Управление строительством
Технический заказчик
Подробнее
#Управление строительством
Внедрение стандартов НОСТРОЙ
Подробнее
#Сопровождение строительства
Строительный контроль
Подробнее
#Сопровождение строительства
Приемка строительных работ
Подробнее
#Сопровождение строительства
Сюрвейинг для банков
Подробнее
#Строительная документация
Финансово-строительный аудит
Подробнее
#Строительная документация
Договор строительного подряда
Подробнее

Книги

Книга «Волшебная таблетка»

Книга «Волшебная таблетка»

«Волшебная таблетка» – это книга об успешном опыте внедрения технологий и выхода бизнеса на новый уровень.
Подробнее
Книга «Эффективный менеджер и руководитель

Книга «Эффективный менеджер и руководитель

Эта книга является материалом данного тренинга «Эффективный менеджер и руководитель». Она идеальна в качестве самоучителя.
Подробнее